Améliorer le rendement des employés doit commencer par avoir des attentes claires. Cela jette les bases permettant de s’assurer que le gestionnaire et le personnel sont conscients des exigences de leur poste en matière d’emploi.
Sans attentes claires, il est impossible de déterminer si un employé fait bien ou mal son travail. Il est irréaliste de supposer qu’un employé sait quelles sont les attentes de l’emploi sans le dépasser.
Les attentes doivent inclure des objectifs mesurables ainsi que des objectifs de qualité. Inclure des tâches auxiliaires telles que la couverture croisée des autres postes. Par exemple, votre factureur médical devrait-il couvrir la réception lorsque la réceptionniste médicale est malade ou à l’heure du dîner? Qui doit prendre les téléphones lorsque la réceptionniste est au service des patients?
2Fournir au personnel les outils dont il a besoin
Une fois que le gestionnaire et le personnel sont tous deux conscients des attentes, il est nécessaire de s’assurer que chaque membre du personnel dispose des outils dont il a besoin pour faire son travail efficacement. Le personnel ne peut être tenu responsable de l’accomplissement du travail s’il ne dispose pas de tous les outils dont il a besoin. Avez-vous mis à jour des livres de codage, des logiciels, des ordinateurs, des systèmes de communication? Les postes de travail sont-ils configurés de manière ergonomique? Avez-vous des politiques et des procédures en place et accessibles pour qu’ils s’y réfèrent?
Il est non seulement important d’avoir les outils nécessaires pour accomplir son travail, mais il est également nécessaire de s’assurer que ces outils sont efficaces. Ce serait une bonne idée d’évaluer les outils à la disposition du personnel lors de la définition des attentes. Qui sait plus que le personnel lui-même quels sont les outils dont il a besoin pour travailler plus efficacement.
3Fournir une éducation et une formation continues
Le secteur des soins de santé évolue constamment, et le seul moyen pour le personnel de continuer à répondre aux attentes est de recevoir une éducation et une formation continues. Les exigences en matière de facturation et de codification changent chaque année, et pour que le personnel puisse suivre ces changements, il doit y avoir un système en place pour rester à jour avec ces changements.
Au moins une fois par an, le personnel devrait assister aux séminaires Medicare et Medicaid ou organiser une session de formation avec le représentant local pour dispenser une formation continue. D’autres types de formation peuvent également être menés, y compris la formation de pair à pair ou la formation de superutilisateur. Pour les employés qui éprouvent des difficultés dans certains domaines ou qui ont besoin d’un rappel sur des sujets tels que l’amélioration des collections, le service à la clientèle, l’étiquette téléphonique, etc., des programmes de formation en ligne sont disponibles.
4Fournir des directives et des directives au besoin
De nombreux gestionnaires s’attendent à ce que leurs employés aient l’éducation, la formation et les outils nécessaires pour répondre aux attentes de leur travail. Pour la plupart, ils peuvent. Cependant, personne ne sait jamais tout ce qu’il y a à savoir sur son travail et peut avoir besoin d’une assistance supplémentaire. En tant que chef de bureau médical, votre travail consiste à fournir des conseils et des directives à votre personnel en cas de besoin. Des situations uniques surviennent qui nécessitent une contribution ou une décision d’un gestionnaire.
Les employés doivent être sûrs que s’ils ne connaissent pas la réponse, il y a au moins une personne à qui ils peuvent s’adresser. Les gestionnaires doivent être une ressource pour leurs employés. Même si vous ne connaissez pas toutes les réponses en tant que gestionnaire, vous pouvez diriger votre personnel au bon endroit pour trouver les réponses.
5Fournir des commentaires au moins deux fois par an
Pour récapituler:
Vous avez défini des attentes claires pour chaque poste
- Vous avez fourni les outils nécessaires au personnel pour accomplir efficacement son travail
- Vous avez fourni au personnel une formation continue pour que le personnel puisse Atteindre les attentes
- Vous avez donné à votre personnel des conseils et des directives lorsqu’il en a besoin.
- Maintenant, il est temps de procéder à des examens semestriels et annuels. Les gestionnaires et le personnel ont généralement des idées différentes sur le but d’une évaluation ou d’un examen d’un employé. Certains croient que c’est pour déterminer les augmentations de salaire, pour identifier les domaines d’amélioration, ou pour avoir des documents pour une utilisation future. Pour certains, cela pourrait être tout cela. C’est aussi un outil pour améliorer le rendement des employés. Les gestionnaires peuvent utiliser cet outil pour déterminer le niveau auquel un employé atteint ses attentes et lui fournir des commentaires pour l’aider à progresser dans son travail.
