Le cabinet médical doit adopter une approche proactive pour prévenir et détecter l’inconduite des employés en mettant en place une politique concernant les contrôles internes. La prévention et la détection jouent un rôle très important dans tout processus de contrôle interne en minimisant un certain niveau de risque.
1 Pratiques d’embauche
Embaucher le meilleur personnel médical est un moyen efficace de renforcer un processus de contrôle interne. Embaucher du personnel compétent, digne de confiance et fiable en procédant à un présélection minutieuse des candidats est un bon choix d’affaires. Les vérifications des antécédents et les vérifications des références sont des moyens faciles d’éliminer les mauvaises pommes et dissuader certaines personnes de postuler pour le poste.
Bien que les employeurs précédents ne soient pas autorisés à donner des informations autres que le statut d’emploi et l’admissibilité à la réembauche, vous pouvez demander aux candidats de fournir des informations de contact pour les superviseurs précédents ou leurs collègues pour obtenir des informations plus détaillées. Les vérifications des antécédents, y compris les vérifications de crédit, fournissent également des détails sur les antécédents personnels du demandeur.
2Séparation des tâches
La séparation des tâches empêche un employé d’assumer la responsabilité de multiples transactions impliquant le traitement des finances. Chaque fois qu’un employé doit gérer de l’argent, il doit y avoir une personne qui autorise certaines transactions, une autre personne responsable du traitement et une autre personne pour le rapprochement et la tenue de documents. Cela garantit qu’aucune personne ne peut effectuer une tâche qui n’a pas été détectée ou passée en revue par une autre personne.
La séparation des tâches rend difficile la perte de toute somme d’argent, que ce soit au niveau de la réception ou au niveau administratif du cabinet médical. Lorsque les employés savent que chaque processus est suivi et surveillé, il encourage la précision et l’honnêteté dans l’exécution des tâches.
3Documentation
Chaque transaction financière doit avoir une trace écrite. La documentation ne consiste pas seulement à écrire ou documenter des actions, mais également à conserver des copies de tous les documents financiers tels que les factures et les paiements de paiement. Les employés doivent être avisés de ne jamais effectuer une transaction en fonction d’une demande verbale. Documentation La documentation valide comprend les formulaires officiels du bureau médical, l’en-tête de lettre ou les factures et devrait être autorisée par signature, si nécessaire. Les chèques doivent toujours avoir une facture, tout comme les remboursements, les transferts d’argent ou les paiements. Les espèces ne doivent être acceptées, jamais remises, sauf pour redonner au patient un changement. Le rapprochement de la caisse doit également être documenté au début et à la fin de chaque quart.
4Protections physiques et électroniques
L’utilisation de coffres-forts, de systèmes d’alarme, de caméras et de verrous peut aider le cabinet médical à protéger les données, les stocks, les biens et l’argent.
1. Conservez toutes les caisses, les chèques et les carnets de reçus dans un coffre-fort avec un accès limité par le personnel du cabinet médical. Les combinaisons doivent être changées régulièrement.
2. Avoir des systèmes d’alarme en place après les heures et les jours non opérationnels.
3. Des caméras peuvent être placées à chaque entrée et sortie, à la réception et dirigées vers le coffre-fort.
4. Gardez les portes de la salle d’approvisionnement et / ou de l’armoire de pharmacie verrouillées en tout temps et n’autorisez l’accès qu’à certaines zones au besoin. Safeg Les garanties électroniques comprennent l’utilisation de mots de passe et la restriction de l’accès au personnel autorisé seulement.
5Opérations de contrôle
Tout processus de contrôle interne serait incomplet sans un moyen de surveiller les opérations. La surveillance des contrôles internes consiste à examiner les opérations quotidiennes pour s’assurer que les processus fonctionnent correctement.
1. Rapprochement des comptes
2. Audit des comptes ou des tableaux
3. Vérification par comparaison des rapports
4. Contrôles réguliers des stocks
Il est essentiel de surveiller de près tous les processus, mais avant tout un responsable médical doit:
1. Établir des règles et objectifs
2. Communiquer à tout le personnel
3. Fournir des commentaires sur une base régulière
