Non seulement chaque hôpital est différent, mais chaque médecin a ses propres préférences d’ordonnancement. Les préférences des médecins en combinaison avec le modèle de dotation en personnel des services d’urgence pourraient être un cauchemar d’horaire potentiel sans préparation avancée. Voici des conseils pour améliorer votre processus de planification des urgences médicales.
1Bonnes pratiques pour la planification des fournisseurs
Avec toutes les complexités, il est préférable d’utiliser un logiciel de planification pour gagner du temps et minimiser les tracas, communiquer efficacement avec les fournisseurs, obtenir des congés et permettre aux fournisseurs de changer de quart de travail. ou ramasser des quarts tous au clic d’un bouton. Voici les meilleures pratiques à garder à l’esprit.
Pas plus de quatre quarts de travail ou 32 heures par semaine par prestataire
- Les postes du même type doivent être répartis équitablement entre tous les prestataires (à l’exclusion des prestataires à temps partiel / suppléants)
- Les quarts de nuit consécutifs ne doivent pas dépasser trois quarts de travail. Rangée
- Évitez les courts délais (moins de 12 heures) entre les quarts de travail
- Les fins de semaine devraient être composées d’au moins deux jours de repos consécutifs sans décalage de nuit avant
- Rotations vers l’avant si possible du jour au milieu Les quarts de nuit (8 à 10 heures) pour les établissements à plus grand volume devraient être pris en compte.
- 2 Préférences en matière de planification des demandes de rendez-vous
- De nombreux médecins urgentistes apprécient d’avoir un équilibre travail-vie personnel. C’est juste une des raisons pour lesquelles il est important de connaître et d’intégrer leurs préférences d’ordonnancement dans chaque calendrier. Il est également important pour la rétention des médecins et la productivité. Bien qu’il ne soit pas toujours idéal d’accommoder toutes les préférences, selon le modèle de dotation et que le service d’urgence soit doté ou non de personnel, il est important de tenir compte de certaines préférences afin que les médecins ne soient pas épuisés.
Exemples de préférences
Brèves périodes de travail avec de courtes périodes de repos
Branches de travail prolongées avec de longues périodes de repos
- Deux jours de repos après une série de quarts de nuit
- Pas plus de 3 quarts de travail par semaine
- Pas plus de 5 quarts de travail consécutifs
- Pas de quart de nuit avant la fin de semaine de congé / demande de congé
- Vous aurez besoin de développer des notes ou des tableurs pour vous assurer que vous pouvez suivre tous leurs besoins et demandes avant de fixer l’horaire.
- Assurer l’équité dans l’attribution de la couverture de nuit, de fin de semaine et de jour férié. Ceci peut être accompli en assignant une part égale de jours, de nuits, de week-ends et de congés entre les fournisseurs.
Assurer un congé approprié entre un certain nombre de quarts ou certains quarts de travail, par exemple deux jours au moins après trois jours ou plus. ou au moins deux jours de repos après un quart de nuit ou une nuitée
- accommoder les préférences d’horaire pour permettre aux prestataires de concilier travail et vie privée, éviter l’épuisement professionnel et réussir la rétention des médecins
- tenir compte des demandes de congé si possible sans compromettre embaucher le service des urgences au besoin
- 3Préparer les vacances, les vacances de printemps et les vacances d’été
- Les vacances, les vacances de printemps et les vacances d’été ne doivent pas être un désastre complet (même si c’est comme ça). Parfois, il semble que tout le monde veut les mêmes jours de congé, mais le service des urgences doit continuer à fonctionner 24 heures par jour, sept jours par semaine. Cependant, chaque moyen de vacances n’a pas la même signification pour chaque médecin. Pour gérer efficacement l’horaire, commencez tôt dans l’année à préparer les vacances, les vacances de printemps et les vacances d’été en:
demandant aux médecins de travailler bénévolement pour un certain nombre de grandes fêtes (Pâques, Memorial Day, Independence Day, Fête du Travail, Jour de Thanksgiving, Noël et Jour de l’An / Jour de l’An). Ce nombre dépend du nombre de médecins inscrits sur la liste.
Demander aux médecins de soumettre leurs dates pour les vacances de printemps et les vacances d’été dès janvier. Cela vous donne beaucoup de temps pour voir s’il y aura un problème de couverture et certains médecins peuvent être disposés à changer leurs plans s’ils sont informés bien à l’avance.
- Recruter des médecins à temps partiel et tendre la main aux suppléants pour obtenir des médecins supplémentaires pour les aider pendant ces périodes.
- 4Rédiger l’horaire
- Le meilleur conseil pour rédiger un horaire est d’écrire aussi longtemps à l’avance que possible. Rédaction de l’horaire jusqu’à six mois à l’avance est l’endroit où vous voulez être. Un objectif plus réaliste, cependant, est de 45 à 60 jours. Vous pouvez obtenir un peu de recul, mais je suggère de demander des demandes de congé au moins 90 jours à l’avance. Cela vous donnera amplement le temps d’identifier où vous pouvez avoir une perte de couverture et d’explorer des solutions de rechange pour combler les postes vacants (c.-à-d. Recruter de nouveaux médecins).
5Utilisation du logiciel de planification
Le logiciel de planification peut produire un programme en quelques minutes. Même les grands calendriers qui peuvent nécessiter 40 heures de planification manuellement peuvent être générés en 20 minutes ou moins en utilisant un logiciel de planification. Il utilise également le maximum de la disponibilité des médecins et prend en considération les préférences du médecin et les demandes de temps d’attente. La configuration des paramètres dans le système prend beaucoup de temps mais vaut la peine à long terme.
Par exemple, au lieu qu’un programmateur doive se souvenir de donner au directeur médical le premier mardi de chaque mois pour une réunion, le logiciel d’ordonnancement en tiendra compte.
6Confirmation des horaires
Aucun programmateur ne veut recevoir d’appel à 6h du matin indiquant qu’un médecin ne s’est pas présenté pour son quart de travail et doit se démener pour trouver la couverture de dernière minute. Même si cela n’élimine pas complètement les défections, envoyez une copie de l’horaire à tous les médecins inscrits et demandez-leur de consulter l’horaire pour tout conflit d’horaire et de confirmer leurs quarts de travail. Ceci est particulièrement important pour les médecins à temps partiel qui peuvent travailler pour d’autres établissements. Il est possible qu’ils puissent réserver deux fois pour le même jour ou simplement oublier qu’ils sont programmés pour travailler. Le fait de leur confier les quarts de travail les oblige à rendre des comptes et indique qu’ils savent qu’ils doivent travailler selon des horaires précis.
