Utilisation des audits de cartes pour réduire les erreurs de facturation

Le rythme rapide du cabinet médical est l’environnement idéal pour ces erreurs.

Votre personnel de bureau fait de son mieux pour offrir un excellent service à la clientèle. Comme pour toute autre chose, lorsque les temps sont chaotiques, quelque chose va glisser à travers les fissures ou une erreur sera faite. Peu importe combien vous exprimez l’importance de l’exactitude à votre personnel médical, vous ne pouvez pas vous arrêter là. Le processus de vérification des graphiques pourrait être la différence entre être payé dès 10 à 14 jours au lieu de 45 jours.

Comment faire une vérification du tableau de facturation médicale

La façon la plus simple de vérifier les tableaux est de créer une liste de contrôle. Veillez à inclure des informations susceptibles de provoquer des refus ou de retarder les paiements. Les inexactitudes simples peuvent faire une grande différence.

Le nom du patient est-il orthographié correctement?

1. La date de naissance et le sexe du patient sont-ils corrects?
2. Le bon payeur d’assurance est-il entré?
3. Le numéro de police est-il valide?
4. La réclamation nécessite-t-elle l’entrée d’un numéro de groupe?
5. Le statut de la relation avec le patient est-il exact?
6. Le code de diagnostic correspond-il à la procédure effectuée?

1. Le code de procédure correspond-il à l’autorisation obtenue?
2. Pour les assurances multiples, l’assurance primaire est-elle précise pour la coordination des prestations?
3. Le numéro NPI du médecin est-il indiqué sur la demande?
4. Ceci est juste une courte liste d’exemples. Il y a beaucoup de choses qui pourraient être incluses dans votre liste de vérification.

Il peut également être plus spécifique pour la spécialité de la pratique, le type d’établissement ou le type de formulaire de réclamation utilisé.

Fréquence des audits des cartes de facturation médicale

La fréquence minimale devrait être annuelle, selon l’American Medical Association. Sélectionnez une seule journée d’au moins trois mois à vérifier. Tirez les détails du compte patient pour ce jour.

Si possible, examiner cinq à dix dossiers médicaux aléatoires par médecin ou cinq enregistrements ou plus par payeur (Medicare, Medicaid, assureur). Vous devrez peut-être revoir plus d’un jour, selon la taille de la pratique.

L’audit médical de facturation doit être effectué par le médecin et le personnel pour les meilleurs résultats, selon l’American Medical Association.

Passez en revue vos dénégations de réclamation

Assurez-vous également de revoir vos refus. Utilisez-le comme un outil pour éduquer les employés. Très probablement, ils ne savent pas qu’ils font quelque chose de mal si vous continuez à voir les mêmes tendances. Faites une feuille de calcul de vos raisons de refus les plus courantes et utilisez-la comme guide pour créer une liste de contrôle.

Partagez les conclusions de votre vérification de dossier

Une fois l’audit de dossier terminé, partagez les résultats avec tous les employés. Tous les employés peuvent bénéficier les uns des autres. De cette façon, tous les employés peuvent éviter de faire les mêmes erreurs à l’avenir.

Assurez votre personnel que l’objectif n’est pas de pointer du doigt et d’attribuer le blâme, mais de reconnaître que des erreurs se produisent. Notez que des erreurs peuvent survenir en raison des informations fournies par les fournisseurs ainsi que par le personnel de première ligne.

Demandez des suggestions d’amélioration

Demandez à votre personnel de faire des suggestions pour éviter les erreurs. Votre personnel de première ligne peut avoir des suggestions sur la façon de modifier les formulaires d’inscription, de saisir les changements dans les renseignements sur les patients et de s’assurer que les fournisseurs donnent des renseignements précis à utiliser pour le codage de la procédure.