Un manuel de politiques et de procédures détaillé et bien développé facilement accessible au personnel du cabinet médical peut considérablement renforcer l’ensemble de l’équipe.
Votre politique devrait inclure un programme de formation continue pour s’assurer que tous les employés sont tenus au courant des politiques du bureau, de la conformité et des exigences propres au poste. Staff Personnel de la réception et déroulement du travail
Le succès du bureau médical dépend en grande partie de la performance du personnel frontal. Acc Précision de l’enregistrement
: Le cycle d’un compte de patient débute avec la saisie initiale des informations démographiques du patient, qui comprend les données démographiques des patients et les informations d’assurance. Les informations non valides peuvent retarder le paiement.
Planification de l’efficacité: Votre cabinet médical a-t-il un taux élevé de non-présentation? Une façon de réduire les non-présentations est d’utiliser l’ordonnancement des patients en ligne. Les patients peuvent gérer, planifier ou replanifier leurs propres rendez-vous, ce qui réduit les risques de non-présentation.
- Satisfaction des patients: Fournir des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle améliorera la satisfaction des patients et évitera la perte de revenus pour le cabinet médical.
- Documentation et codageUne évaluation de la documentation et du codage garantit que chaque dossier patient est exact, complet et conforme aux normes de codage. Une documentation et un codage appropriés sont essentiels à la saisie précise des frais, à la facturation et aux recouvrements efficaces et à la gestion des refus.
- Utilisez-vous toujours l’ancien système de cartographie sur papier? Le passage à un dossier de santé électronique (DSE) peut améliorer la précision et réduire les coûts.L’attribution correcte du niveau de service d’urgence et de gestion (E / M) au diagnostic de corrélation ou aux codes de la CIM-9 sont importants pour la conformité au remboursement et au codage.
Ne permettent pas la transcription et les retards de codage des dossiers médicaux affectent le cycle de facturation. Fixez l’échéancier pour l’achèvement d’au moins trois à cinq jours.
Facturation et recouvrements
- Les meilleures pratiques en matière de facturation et de recouvrement indiquent quatre façons de gérer le flux de travail pour un remboursement maximal.
- Travailler tous les comptes débiteurs de dollar élevé à faible dollar. Cela se traduit par des jours d’AR inférieurs, ce qui signifie que votre cabinet médical collecte plus d’argent dans une période plus courte.
- Au moins 90% des demandes de remboursement de frais médicaux doivent être facturées électroniquement. Les réclamations électroniques sont généralement traitées dans un délai de sept à dix jours. Les réclamations sur papier peuvent prendre 30 jours ou plus.
Utilisez des outils Web pour vérifier l’état des réclamations. Cela peut prendre deux à trois minutes contre 20-30 minutes d’attente avec une compagnie d’assurance.
Identifiez les causes des refus et des sous-paiements afin d’éviter la perte ou le retard de revenus futurs. Cela signifie également s’assurer que les refus sont résolus en temps opportun.
- Questions de flux de travail diverses
- Les tâches ont-elles été clairement définies par la responsabilité du poste?
- Comment allez-vous faire la transition des dossiers papier au DME (dossier médical électronique)?
- Avez-vous un plan de formation et de perfectionnement continu pour tous les employés?
Tous les domaines d’emploi ont-ils été identifiés pour améliorer le succès du flux de travail?
- Avez-vous évalué la disposition du bureau et des zones réservées aux patients?
- Avez-vous la TIH (technologie de l’information sur la santé) la plus récente et la plus à jour?
- Conseil n ° 1: Élaborez une politique de recouvrement gagnante Upfront
- Une partie importante du cycle des revenus est constituée des collectes initiales, qui réduisent le nombre de comptes de patients qui se retrouvent en créances irrécouvrables ou en statut de recouvrement. Il est plus facile de recueillir des patients avant que les services soient rendus que 60 jours plus tard après que l’assurance a finalement payé.
- Conseil n ° 2: Assurer un codage médical précis
- Le codage médical est un facteur important dans l’obtention du remboursement d’assurance ainsi que le maintien des dossiers des patients. Coder les revendications avec précision permet à l’assureur de connaître la maladie ou la blessure du patient et la méthode de traitement.
Astuce n ° 3: Utiliser les audits de cartes pour réduire les erreurs de facturation
Le rythme rapide du cabinet médical est l’environnement idéal pour les erreurs de facturation. En effectuant régulièrement des audits de charte, vous verrez quelles erreurs sont les plus fréquentes et développez des stratégies, des systèmes et des formations pour les réduire.
Analysez votre flux de patients
Déterminer comment vos patients se déplacent dans votre cabinet médical devrait être l’un des premiers domaines à être évalués.
