La gestion réussie des comptes débiteurs exige une compréhension complète de la façon dont chaque secteur ou département se rapporte et influence le cycle des revenus et la période de collecte des RA. Explorons chacun des huit domaines clés.
1. Concepts juridiques
Les concepts juridiques comprennent la compréhension et la conformité aux règlements fédéraux et d’état. Le domaine qui a toujours été le plus préoccupant est la fraude et l’abus, en particulier en ce qui concerne Medicare, Medicaid, et d’autres programmes financés par le gouvernement fédéral.
La fraude consiste à facturer volontairement et sciemment des réclamations médicales dans le but de frauder un programme financé par le gouvernement fédéral pour de l’argent. Les formes les plus courantes de fraude et d’abus comprennent la facturation pour le matériel jamais fourni, la facturation pour les services qui n’ont jamais été effectués, les frais de codage à la hausse pour obtenir un taux de remboursement plus élevé et les frais de dégroupage.
Le Bureau de l’inspecteur général (BIG) a conçu et diffusé des alertes spéciales contre la fraude à la communauté des fournisseurs de soins de santé.
Ces alertes visaient à faire connaître les tendances nationales de la fraude au grand public. C’est également un moyen de fournir un aperçu et une sensibilisation sur les pratiques frauduleuses au sein de l’industrie et de répondre aux violations spécifiques à la loi Anti-Kickback Medicare et Medicaid.
2. Négociation du contrat
La négociation du contrat implique le développement d’une relation financière avec les organisations de soins gérés.
Les organisations de soins gérés représentent jusqu’à 50% du revenu net de la plupart des cabinets médicaux.
Négocier des contrats de soins gérés nécessite une connaissance approfondie du processus contractuel. Cela comprend les taux de remboursement, les dates d’entrée en vigueur et de résiliation, les lignes directrices pour le dépôt des réclamations, les modalités de paiement et les autres dispositions contractuelles.
Chaque stratégie de négociation de contrat de bureau médical est unique et sera basée sur divers facteurs, mais ces idées de base doivent garder à l’esprit:
Connaître le marché:
Savez-vous quel pourcentage de votre marché Medicare, Medicaid, Cigna, Croix Bleue Blue Shield, Aetna, United HealthCare ou non assurés? Une étude de marché fournit des informations précieuses requises pour toutes les négociations de contrat.
- Soyez réaliste: Comprendre l’environnement des soins gérés, y compris les différentes méthodes de paiement, vous fournira une base d’informations nécessaires pour adopter une approche réaliste dans la négociation.
- Embaucher un consultant: De nombreuses organisations s’appuient sur des services de conseil pour assurer la négociation de contrats de gestion des soins en raison de la nature complexe des contrats et des aspects juridiques impliqués.
- Les conseillers juridiques devraient être consultés sur toutes les questions contractuelles lorsqu’il y a des expositions considérables et diverses aux organisations ou lorsque les problèmes contractuels dépassent la portée de l’expertise de la direction du cabinet médical. 3. Conformité
L’élaboration d’un programme de conformité implique l’établissement d’un manuel écrit décrivant la politique de conformité et le code de conduite du bureau médical. La plupart des politiques de conformité des cabinets médicaux comprennent des concepts éthiques et juridiques. L’OIG (Bureau de l’inspecteur général) offre ces sept éléments qui constituent une base solide pour un programme de conformité des cabinets médicaux.
Effectuer un suivi et un audit interne;
Mettre en œuvre les normes de conformité et de pratique;
- Désigner un responsable de la conformité ou un contact;
- Mener une formation et une éducation appropriées;
- Répondre de manière appropriée aux infractions détectées et élaborer des mesures correctives;
- Développer des lignes de communication ouvertes; et
- Appliquer des normes disciplinaires à l’aide de lignes directrices largement diffusées.
- 4. Droits des patients
- Le Bureau américain de la gestion du personnel identifie trois objectifs majeurs pour le développement et l’utilisation des droits des patients.
Premièrement, renforcer la confiance des consommateurs en assurant que le système de santé est juste et adapté aux besoins des consommateurs, fournit aux consommateurs des mécanismes crédibles et efficaces pour répondre à leurs préoccupations et encourage les consommateurs à jouer un rôle actif dans l’amélioration et la santé.
Deuxièmement, réaffirmer l’importance d’une relation forte entre les patients et leurs professionnels de la santé.
- Troisièmement, réaffirmer le rôle essentiel que les consommateurs jouent dans la protection de leur propre santé en établissant à la fois des droits et des responsabilités pour tous les participants en matière d’amélioration de l’état de santé.
- Il y a huit domaines clés liés aux droits des patients au sein du cabinet médical.
- Information des patients: les patients ont droit à des informations précises et facilement compréhensibles sur leur plan de santé, les professionnels de la santé et les établissements de santé.
Choix des fournisseurs: les patients ont le droit de choisir les fournisseurs de soins de santé lorsqu’ils en ont besoin.
- Accès aux services d’urgence: les patients ont droit à un traitement médical d’urgence indépendamment de leur capacité à payer. Consent Consentement éclairé: les patients ne doivent consentir à un traitement médical que s’ils disposent d’informations suffisantes sur leur diagnostic et si toutes les options de traitement sont disponibles dans des termes compréhensibles.
- Respect et non-discrimination: les patients ont le droit de recevoir des soins attentifs et respectueux de la part de tous les professionnels de la santé et de ne pas subir de discrimination dans la prestation de services.
- Confidentialité: les patients ont le droit à la communication privée et à la protection de la confidentialité de leurs informations personnelles identifiables.
- Plaintes et appels: les patients ont droit à une résolution équitable et efficace de toute plainte déposée au cabinet médical.
- Responsabilités des patients: les patients ont un certain nombre de responsabilités envers le cabinet médical, y compris une participation active à leur plan de traitement, la résolution rapide de leurs obligations financières et une interaction respectueuse avec tout le personnel.
- 5. Accès des patients
- Le succès de votre cabinet médical repose en grande partie sur la performance des services d’accès aux patients (ou du personnel frontal). Le cycle d’un compte de patient provient de la saisie initiale des informations démographiques du patient. Construire une équipe d’accès des patients dynamite est une étape cruciale vers l’amélioration des efforts de facturation et de recouvrement et l’augmentation des performances du cycle des revenus.
- Les raisons typiques pour lesquelles la plupart des équipes de services d’accès aux patients ont un faible taux de rendement sont le manque de ressources appropriées, une formation inadéquate et des niveaux de dotation insuffisants. Heureusement, ceux-ci peuvent être résolus rapidement et sans énormes dépenses.
6. Capture de charge
L’importance de la capture de charge doit être exprimée à tous les départements. Le personnel clinique doit être conscient de sa responsabilité à l’égard des comptes débiteurs au moyen d’une documentation précise et de la saisie des frais. Capture La saisie de la charge comprend la liaison appropriée des codes médicaux aux services et procédures mis en place lors de la visite du patient. Chaque domaine clinique joue un rôle important dans la rapidité du codage et l’exactitude de la facturation. Il existe un grand nombre de domaines qui contribuent à la saisie des charges, y compris, mais sans s’y limiter:
Soins ambulatoires
Gestion des cas
Soins critiques
Laboratoire
- Maternité
- Unité médico-chirurgicale
- Santé mentale
- Médecine nucléaire
- Gestion de la douleur
- Pédiatrique
- Pharmaceutique
- Physiothérapie
- Radiologie
- Soins des plaies
- 7. Gestion de l’information de santé Management La gestion de l’information de santé est le processus de conservation, stockage et récupération des informations de santé des patients conformément aux exigences fédérales, d’état et d’accréditation. Il y a dix responsabilités dans le cadre de la gestion de l’information sur la santé.
- Codage médical
- Transcription médicale
- Nécessité médicale
Soutien du personnel médical
Assemblage des dossiers médicaux
- Maintien des dossiers médicaux
- Dépôt et récupération
- Confidentialité et sécurité
- Libération de l’information
- Maintien de la confidentialité
- 8. Services financiers aux patients
- Les services financiers aux patients sont responsables pour la facturation précise et en temps opportun et la collecte des comptes débiteurs dans le cabinet médical.
- Le processus de facturation médicale nécessite une connaissance complète des payeurs d’assurance et les lois et règlements de l’industrie de la santé. Les facturiers de bureau médical sont responsables de la soumission en temps opportun des réclamations médicales techniques ou professionnelles aux compagnies d’assurance comprenant des bureaux de médecin, des hôpitaux, des maisons de repos, ou un autre établissement de soins de santé.
- Un suivi efficace des collectes de résultats dans la résolution rapide de vos réclamations médicales. Le suivi des réclamations doit commencer au plus tôt sept à dix jours après le paiement de votre réclamation. Des efforts immédiats pour obtenir des indemnités non seulement réduiront vos jours de comptes débiteurs, mais augmenteront également les flux de trésorerie. Staff Une dotation en personnel adéquate et une formation adéquate sur les collections produiront les résultats souhaités dans la phase de recouvrement du cycle des recettes. Le personnel du cabinet médical doit être conscient des étapes fondamentales nécessaires pour un suivi efficace des réclamations d’assurance.
- La collaboration et la coopération entre les huit secteurs font partie intégrante du succès de la gestion des comptes débiteurs. Bien qu’il existe des barrières inattendues qui peuvent avoir une incidence sur la période de collecte des RA, le leadership a pour rôle d’identifier et de corriger ces obstacles à la réussite de l’organisation.
