Dès qu’un patient prend rendez-vous, arrive au cabinet médical, se présente à son rendez-vous dans la salle d’attente, attend dans la salle d’examen, est traité par un médecin, check-out et paie, et finalement quitte, seul le patient sait si le processus entier a coulé sans heurt ou pas.
Afin de déterminer si votre cabinet médical a un flux de patients en douceur, trouvez les réponses aux questions suivantes:
Le patient a-t-il été parlé avec respect lors de l’appel d’un rendez-vous?
- Le patient a-t-il été accueilli par la réceptionniste avec courtoisie et respect?
- Combien de temps le patient at-il attendu pour voir le médecin?
- L’infirmière et le médecin ont-ils expliqué les détails des services fournis au patient?
- L’infirmière et le médecin ont-ils répondu à toutes les questions du patient?
- Le patient a-t-il reçu un excellent service à la clientèle?
- La salle d’examen était-elle propre, confortable et préparée?
- L’aire d’attente était-elle sécuritaire, propre et spacieuse?
- 2Service client et satisfaction des patients
Les normes de pratique relatives à la satisfaction des patients traitent de tous les aspects de l’interaction et de l’impact des patients, notamment l’étiquette téléphonique, les salutations des patients et les procédures de vérification. Lorsqu’un bureau a des normes et des attentes claires, la probabilité d’erreur ou d’incompréhension diminue considérablement et la satisfaction des patients est grandement accrue.
Fournir des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle empêchera la perte de revenus pour le cabinet médical en raison d’un niveau élevé de satisfaction des patients. Les patients continueront très probablement à revenir tant qu’ils seront satisfaits de l’ensemble du processus.
Alors, comment trouvez-vous comment les patients perçoivent le processus de votre cabinet médical?
Développez et distribuez des sondages sur la satisfaction des patients
- Asseyez-vous dans la salle d’attente et observez ce qui se passe de ce point de vue
- Mettez tout le processus en œuvre
- Parlez à votre personnel et découvrez les problèmes qu’ils peuvent rencontrer
- 3Procédures d’embauche
Embaucher le meilleur personnel médical est un moyen efficace de renforcer un processus de contrôle interne. Embaucher du personnel compétent, digne de confiance et fiable en procédant à une présélection minutieuse des candidats est tout simplement un bon sens des affaires. Les vérifications des antécédents et les vérifications des références sont des moyens faciles d’éliminer les mauvaises pommes et dissuader certaines personnes de postuler pour le poste.
Il y a quatre parties du processus de contrôle préalable à l’embauche:
Vérification des antécédents criminels: Les vérifications des antécédents criminels sont une partie importante de votre dépistage préalable à l’emploi. Si vous ne faites pas ces vérifications, votre cabinet médical pourrait être exposé à un risque juridique.
- Vérification des références: La vérification des références est une étape importante dans la finalisation du processus d’embauche avec votre candidat. Les vérifications de références peuvent révéler beaucoup d’informations sur votre candidat qui peuvent valider les informations fournies sur l’application et le CV.
- Évaluation de la santé: Une évaluation de la santé est requise, en particulier pour les employés qui travaillent autour des patients. Votre candidat devrait subir un test cutané à la tuberculine afin de protéger les patients et les autres membres du personnel médical, ainsi qu’un dépistage de drogues pour soutenir un milieu de travail sans drogue.
- Vérification des informations d’identification: La vérification des informations d’identification comprend la vérification de l’état de la certification, de la licence et / ou du diplôme. De nombreux postes dans le cabinet médical nécessitent une éducation plus élevée afin d’effectuer les tâches de l’emploi.
- 4Rendement clé
Comptes débiteurs: Le rapport sur les comptes débiteurs, ou RA, vise à analyser la santé financière du cabinet médical. En utilisant la date de sortie du compte du patient, le rapport d’AR calcule le temps qu’il faut pour que les demandes d’indemnités médicales soient payées.
- Déni: la résolution du déni est nécessaire pour atteindre les objectifs financiers. Un moyen important d’améliorer les flux de trésorerie dans le cabinet médical est de suivre les dénis en calculant les taux de refus.
- Collections: Les taux de recouvrement aident le cabinet médical à déterminer le succès du bureau dans la collecte des comptes débiteurs. Ce taux en dit long sur la performance financière du cabinet médical. Si vous voulez connaître l’efficacité de la collecte des créances, il est important de calculer le taux de recouvrement.
- 5Sécurité
Les préoccupations en matière de sécurité dans le cabinet médical comprennent la sécurité des patients et des employés. Les gestionnaires devraient disposer d’une méthode permettant aux patients et aux employés de signaler les problèmes de sécurité.
Sécurité au travail et en environnement
- Une évaluation de la sécurité professionnelle et de l’environnement met l’accent sur l’environnement de travail du cabinet médical qui peut potentiellement causer des blessures, des blessures ou des maladies au personnel. Ce type d’évaluation peut être utilisé pour prévenir, éliminer et réduire les dangers liés directement à l’exposition au sang ou aux fluides corporels, aux déversements ou à l’exposition de produits chimiques dangereux, aux défaillances ou aux défaillances des équipements médicaux, aux risques de blessures, aux menaces de sécurité ou aux incendies. toute autre condition de travail dangereuse. Safety Sécurité et qualité des patients safety La sécurité des patients fait référence à des méthodes visant à prévenir les effets nocifs sur les patients. Les pratiques de sécurité des patients dans les domaines des erreurs médicales, de la prévention des chutes, du contrôle des infections et de la gestion des médicaments sont essentielles pour réduire le risque d’événements indésirables et de blessures évitables. La qualité et la sécurité sont liées entre elles en termes de normes de soins. L’Institute of Medicine (IOM) identifie la qualité des soins comme «sûre, efficace, centrée sur le patient, opportune, efficace et équitable».
6Objectifs financiers
- Hausse des coûts d’exploitation: La diminution des paiements des médecins, la diminution du nombre de patients et les coûts élevés de la technologie peuvent s’avérer financièrement paralysants. La meilleure façon de faire face à la hausse des coûts d’exploitation est de les surveiller et d’élaborer ensuite un plan de réduction des coûts. Les fournitures de bureau, les fournitures médicales et l’équipement de bureau sont trois éléments qui peuvent représenter des économies annuelles de plusieurs milliers de dollars.
Collecte des paiements aux patients: Au cours des dernières années, l’ensemble du secteur des soins de santé est devenu plus dynamique dans ses pratiques de collecte. Avec les coûts toujours croissants associés aux soins de santé, il est extrêmement important pour les moyens de subsistance de toute installation d’obtenir le remboursement maximal qui repose en grande partie sur les paiements des patients.
Maximiser les remboursements d’assurance: Gérer efficacement le cycle des revenus n’est pas une tâche facile et nécessite votre attention constante. Chaque phase du cycle des recettes, depuis le moment où un patient est programmé pour un rendez-vous jusqu’à ce que le paiement soit reçu de la compagnie d’assurance, est tout aussi importante pour maximiser les remboursements d’assurance.
- 7 Performance du personnel médical
- La performance du cabinet médical est fortement basée sur les performances individuelles du personnel médical. Cela permet de mesurer la performance du personnel médical au moyen d’évaluations individuelles essentielles pour atteindre des niveaux d’excellence plus élevés. Les gestionnaires peuvent mesurer la performance du personnel de bureau médical en développant et en maintenant un système qui mesure à la fois la qualité et la quantité de travail tel que spécifié dans la description du poste pour chaque poste. Il y a de nombreux avantages à mesurer la performance. En voici quatre:
- Conformité:
Les évaluations fournissent la documentation dans les cas où la résiliation est nécessaire. Les gestionnaires utilisent les évaluations pour déterminer les possibilités d’avancement et les augmentations de rémunération. Cela empêche également l’injustice de promouvoir, de récompenser, de réaffecter et de transférer du personnel à d’autres postes.
Communication:
- La communication devrait fournir une rétroaction efficace sur la performance du personnel médical. Il est nécessaire que l’évaluation soit communiquée à chaque employé. Les discussions d’évaluation favorisent une interaction bidirectionnelle entre les gestionnaires et le personnel au sujet des problèmes liés à l’emploi.Motivation:
- Encourager les employés à atteindre un rendement satisfaisant ou à performer à un niveau supérieur. Un employé motivé est celui qui ressent un sentiment de fierté dans ce qu’ils font tous les jours. Connaître et comprendre comment une personne contribue au succès du cabinet médical est une grande source de motivation pour améliorer la performance.Développement:
- L’évaluation du rendement des employés est essentielle pour sensibiliser les gestionnaires et le personnel aux possibilités de formation et de perfectionnement. Les évaluations encouragent les efforts pour améliorer les problèmes de performance et identifient les étapes nécessaires à la création d’un plan d’amélioration des performances.8Work Environment
- Avoir une attitude positive vous permet de voir des solutions positives face aux défis. Lorsque vous cesserez de vous concentrer sur le négatif, vous serez plus ouvert à la recherche d’un moyen de résoudre le problème plutôt que de vous asseoir et de vous plaindre. Une attitude positive est la clé pour avoir des résultats positifs.Créer un milieu de travail positif est précieux dans tous les milieux de soins, du bureau médical à la clinique, à l’hôpital ou à l’établissement de soins de longue durée. Comme les professionnels de la santé se concentrent sur la guérison et le soutien de leurs patients, ils ne doivent pas oublier que leurs collègues doivent également être nourris dans le milieu de travail.
Vos patients méritent le meilleur personnel pour leur prodiguer les meilleurs soins possibles. Lorsque vos employés adoptent une attitude positive, vos patients la ressentent lorsqu’ils marchent à la porte. Les patients, surtout lorsqu’ils ne se sentent pas bien, comptent sur le personnel de la clinique pour se sentir en sécurité et en sécurité. Une attitude positive du personnel crée une atmosphère chaleureuse et accueillante pour les patients.
Le succès du cabinet médical ne consiste pas seulement à donner une rétroaction positive. Obtenir des commentaires positifs des patients et du personnel est important pour le cabinet médical de continuer à obtenir les résultats souhaités. Savoir ce qui se passe bien et ce qui ne va pas sont tout aussi importants dans le développement des stratégies et des objectifs pour maintenir des résultats positifs.
9Plans pour améliorer les performances
Pour apporter des changements positifs de manière efficace, vous devez identifier les problèmes dans votre cabinet médical et mettre en œuvre des actions correctives. Une évaluation de bureau médical peut vous aider à identifier les domaines qui doivent être abordés afin d’élaborer un nouveau plan de réussite.
Réduire les dépenses inutiles nécessite de développer des habitudes de dépenses strictes et prudentes. Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être réduites ou complètement supprimées. Considérez les dépenses qui ne sont pas essentielles au fonctionnement du cabinet médical
Lâchez les patients non rentables. Cela semble dur. Cependant, une pratique médicale est comme n’importe quelle autre entreprise. Il ne peut rester en affaires que s’il est rentable. L’essentiel est que les patients qui ne génèrent pas de profit font partie du problème. Si un patient utilise les ressources de la pratique mais n’est pas financièrement bénéfique, alors c’est pour l’amélioration du cabinet médical de décharger le patient.
Le partenariat avec un spécialiste est un excellent moyen d’améliorer les conditions financières du cabinet médical. Un spécialiste apporte un nouveau flux de patients, dont certains peuvent passer à d’autres médecins dans la pratique. En outre, le spécialiste peut apporter une nouvelle perspective au cabinet médical qui peut augmenter les revenus.
