1 Planification appropriée des rendez-vous patients
Il peut être difficile de trouver suffisamment de patients les besoins financiers de la pratique, mais offrent toujours un niveau élevé de soins aux patients de qualité. Gardez ces points à l’esprit:
- Les patients ne devraient pas avoir à attendre plus de 15 minutes pour leur rendez-vous.
- Compte tenu de l’imprévisibilité des soins de santé, il est compréhensible que les patients attendent parfois plus longtemps.
- Les types de visites de patients varient en fonction de la spécialité de la pratique, du diagnostic du patient et des procédures effectuées pendant la visite. Cela signifie qu’un temps différent doit être attribué à chaque type de visite.
- Le nombre de visites quotidiennes des patients devrait être en mesure de couvrir les dépenses du bureau et, bien sûr, faire un profit.
- Lors de l’élaboration de la conception ou de la structure de votre système de planification des patients, il est important de prendre en compte tous les événements susceptibles de perturber le flux des patients.
2Réduire les interruptions du flux des patients
- Arrivées tardives:Pour résoudre ce problème, définissez des limites sur le délai de traitement d’un patient sans avoir à reporter, permettre à un patient en avance de se rendre à la place du patient en retard; planifier chroniquement les patients en fin de journée vers la fin de la journée.
- No-shows:Il y a trois façons d’éviter les rendez-vous manqués.
- Rappel des appels aux patients 24 à 48 heures avant l’heure de rendez-vous prévue.
- Une façon de réduire les non-présentations est d’utiliser l’ordonnancement des patients en ligne. Les patients peuvent gérer, planifier ou replanifier leurs propres rendez-vous, ce qui réduit les risques de non-présentation.
- Facturation aux patients des frais de non présentation pour les rendez-vous manqués. Les frais de non-présentation compensent non seulement une partie des pertes de revenus, mais apprennent également à vos patients à donner un avis s’ils vont annuler leur rendez-vous. Cela permet également de reporter le rendez-vous pendant que le patient est au téléphone.
- Walk-ins: Revoyez les tendances lorsque le cabinet médical a tendance à voir plus de rendez-vous, comme le lundi ou pendant la saison de la grippe, et à apporter des ajustements en conséquence.
3Ouvrez la communication avec les patients
- Informez les patients lorsque les rendez-vous sont en retard
- Apprenez au personnel médical comment répondre aux questions des patients non cliniques
- Développez et distribuez des enquêtes de satisfaction des patients
- Communiquez par écrit si nécessaire. Toute manière simple et efficace de s’assurer que vos patients reçoivent des informations importantes est de leur donner des documents tels que des informations de base sur la pratique médicale, une liste d’articles à apporter à chaque visite, une politique de paiement et un avis de confidentialité.
4Téléphone et communication électronique
Téléphone
Parmi les moyens de communication les plus utilisés, la communication téléphonique ne doit pas être prise à la légère. C’est souvent la première interaction d’un cabinet médical avec un patient. Voici quelques conseils de base que vous pouvez offrir à votre personnel médical pour améliorer l’étiquette téléphonique.
- Écoute active
- Bonnes manières téléphoniques – professionnel et courtois
- Maintenir la confidentialité
- Toujours les remercier d’avoir téléphoné
- Ne jamais raccrocher d’abord
- Prendre des messages, obtenir autant d’informations que possible
- Rester calme et poli, même lorsqu’un patient est impoli
Électronique
Le même professionnalisme que vous utiliseriez au téléphone, par correspondance ou en face-à-face devrait également être exprimé dans un courriel. Rappelez-vous toujours que le courriel est une forme de communication et que la façon dont le destinataire interprète le message est la seule chose qui compte.
- Assurez-vous que l’e-mail est le mode de communication approprié pour votre message au lieu d’un appel téléphonique ou d’une réunion. Gardez à l’esprit que le contenu doit refléter l’image et le niveau de professionnalisme attendu de votre cabinet médical.
- Utilisez la grammaire, la ponctuation et l’orthographe appropriées. Assurez-vous également de garder le message concis et utilisez la mise en page appropriée pour votre message, ce qui le rend plus facile à lire.
- Assurez-vous que l’e-mail est envoyé au (x) destinataire (s) approprié (s). Les informations dans un cabinet médical, en particulier en ce qui concerne les informations sur les patients, doivent être partagées uniquement sur la base du besoin de savoir.
