Être proactif en ayant une politique en place peut faire beaucoup pour résoudre ce problème si cela devait arriver.
Prévention des chèques sans provision
Une politique financière bien élaborée peut aider à réduire le nombre de chèques sans provision reçus par votre établissement. Dans un cabinet médical, si vous avez une politique de recouvrement simplifiée, la plupart de vos patients connaissent à l’avance leur responsabilité financière, ce qui les rend plus aptes à effectuer des paiements.
Lorsque les patients sont placés sur place pour effectuer un paiement, ils n’ont pas la possibilité de vérifier leur compte bancaire pour s’assurer que les fonds disponibles sont suffisants. En outre, informer le patient à l’avance lui permet de disposer de suffisamment de temps pour gérer ses finances en prévision de sa prochaine visite, de reporter son rendez-vous pour un autre jour plus pratique ou de prendre des arrangements de paiement, si nécessaire.
Quand cela arrive
Vous avez donc pris toutes les précautions nécessaires pour éviter une vérification de la NSF et vous en avez encore une, vous avez encore des options.
Indiquez dans votre police si vous continuerez d’accepter les chèques de patients ayant des antécédents de mauvais chèques. Cela pourrait signifier que le cabinet médical refusera d’accepter les chèques des patients avec un chèque sans provision ou pas plus de deux s’ils ont rapidement remarqué leur erreur et ont fait un paiement en espèces immédiatement.
J’espère que cela va résoudre l’épreuve de vérification NSF. Sinon, d’autres mesures peuvent être prises.
Appelez le patient. Très probablement, le patient saura avant que vous faites qu’ils ont un chèque sans provision. Vous n’êtes en aucun cas en train de leur dire quelque chose qu’ils ne connaissent pas. Demandez poliment qu’ils résolvent le problème le plus rapidement possible. Offre de renoncer aux frais NSF s’ils effectuent le paiement dans les 5 jours.
- Envoyer une lettre certifiée. Rappelez au patient qu’il est un client important et que vous aimeriez qu’ils résolvent le problème sans autre incident. Assurez-vous de ne pas menacer le patient de quelque façon que ce soit.
- Contactez la banque. Si les tentatives de contacter le patient échouent, attendez quelques jours et contactez la banque pour savoir s’il y a assez d’argent pour couvrir le chèque. Si c’est le cas, retournez le chèque à la banque et faites-le encaisser plutôt que de le déposer dans votre compte.
- Transférer le compte à une agence de recouvrement.
- Déposer la demande auprès du tribunal des petites créances.
