Tout le monde convient que la fonction première d’un cabinet médical est de soigner ses patients Pour rester en pratique et s’épanouir, le bureau doit percevoir le paiement des services rendus. Le codage, la facturation et les recouvrements sont une partie vitale des tâches du personnel médical, et une formation et des directives adéquates sont essentielles à l’accomplissement de ces tâches.
Le service de facturation travaille en étroite collaboration avec le personnel de codage du cabinet d’un médecin. Dans certains cas, la même personne remplit les fonctions de codage, de facturation et de perception, mais il s’agit de trois postes distincts. Bien que certains des aspects de chaque travail se croisent avec les autres, ils ont aussi des responsabilités très spécifiques.
Le codage facilite le processus de facturation en uniformisant les procédures grâce à des codes reconnaissables. En utilisant des codes de diagnostic standard et des codes de procédure qui sont reconnus par les compagnies d’assurance, toutes les pratiques médicales et les agences de soins pertinentes, le codeur médical s’assurera que les compagnies d’assurance ou les «payeurs commerciaux» ou les centres pour Medicare et Medicaid l’élément facturé et comment le diagnostic justifie cette procédure, test ou traitement.
Le processus de facturation commence à l’admission des patients. Il est important d’obtenir toutes les informations d’assurance avant que le patient soit vu si possible afin que toutes les parties comprennent ce que chaque visite et chaque procédure coûtera au patient de sa poche.
Moins les patients ont de surprises concernant le paiement des services rendus, plus tout le monde sera heureux. Lorsque le patient arrive et présente les informations d’assurance, il est essentiel que l’information donnée soit vérifiée auprès de la compagnie d’assurance comme étant active, les avantages autorisés, et que le fournisseur est actuellement sous contrat avec ce payeur spécifique.
Les sites Web ont des informations erronées, les contrats deviennent caducs et les avantages changent, de sorte que la vérification des données est très importante.
Pour économiser du temps, des revenus et de l’aggravation, chaque procédure hors de la portée normale d’une visite de bureau devrait être préautorisée bien à l’avance, ou dans les délais du régime d’assurance spécifique. Tout paiement dû par le patient doit être discuté et recueilli avant la procédure, le test, la thérapie ou le traitement. Les copies doivent toujours être payées avant qu’un patient soit vu par le médecin, afin d’éviter tout problème plus tard.
Les recouvrements des montants échus sont le moyen de remboursement le moins efficace. Plus une facture est en souffrance, moins elle est susceptible d’être perçue et plus elle coûte d’argent au bureau dans les délais et les heures de paie. C’est la meilleure raison d’avoir un personnel de codage et de facturation efficace dans votre cabinet médical.
Une réclamation refusée par un payeur commercial est une raison probable pour laquelle une facture n’a pas été payée à temps. Lorsque le patient et le personnel ont tous deux fait preuve de diligence raisonnable, c’est moins probable, mais cela arrive. Un appel par le personnel avec des éclaircissements ou des explications peut être nécessaire. Un appel du patient est une autre solution possible, mais le patient doit être informé de la possibilité qu’il sera responsable de tout solde impayé.
Alors qu’un accord de payeur est souvent l’un des premiers ordres du jour lors du remplissage des documents d’admission des patients, la probabilité est que le patient n’a pas lu le document attentivement. Parfois, le patient ne se sentait pas bien à ce moment-là et ne faisait pas attention au document, ou il s’attendait simplement à ce que la plupart ou la totalité de ses factures soient payées par les compagnies d’assurance. Discuter de la responsabilité financière avant qu’il n’y ait un problème est la ligne de conduite la plus efficace pour éviter toute rencontre inconfortable et peut-être émotionnelle.
Le codage, la facturation et les collections sont importants pour une installation médicale prospère, peu importe la taille ou la spécialité.
Une formation appropriée, la formation continue et l’instruction des changements actuels dans les lois, les codes ou les pratiques d’assurance sont impératifs. Les matériaux de référence et l’équipement à jour permettent aux membres du personnel d’avoir un impact positif sur les patients et le cabinet médical.
